Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen

In een tijd waarin digitalisering de norm is geworden, is de roep om invoering van de Wet digitale algemene vergadering voor privaatrechtelijke rechtspersonen groot. Het wetsvoorstel wordt momenteel behandeld door de Tweede Kamer en heeft als doel het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen van naamloze vennootschappen (NV’s), besloten vennootschappen (BV’s), verenigingen, verenigingen van eigenaars (VvE’s), coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen te faciliteren en te normeren.

Wat houdt het wetsvoorstel in en waar kunnen ondernemingen alvast over nadenken?

Huidige situatie
Het huidige recht voorziet slechts in de mogelijkheid tot het houden van een fysieke of een “hybride” algemene vergadering. Volledig digitale algemene vergaderingen zijn niet toegestaan. In een hybride vergadering kunnen onder huidig recht leden en aandeelhouders van een rechtspersoon via een elektronisch communicatiemiddel op afstand deelnemen aan de fysieke vergadering of deze via een live stream volgen. Er is geen vereiste dat de aandeelhouder of lid tijdens een dergelijke vergadering ook het woord kan voeren. Wel moet deelname aan een fysieke vergadering altijd mogelijk zijn. Rechtspersonen dienen onder huidig recht statutair te bepalen dat hybride vergaderingen mogen plaatsvinden. Naast een statutaire bepaling is vereist dat de aandeelhouder of het lid via elektronische communicatie kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en rechtstreeks het stemrecht kan uitoefenen.

Onder de Tijdelijke Wet Covid-19 werd het mogelijk gemaakt voor rechtspersonen om volledig digitaal te vergaderen. Deze regeling is echter per 1 februari 2023 komen te vervallen. Gezien de voortschrijdende digitalisering en technische ontwikkelingen, is de tijd rijp voor het introduceren van de mogelijkheid tot het voeren van een volledig digitale algemene vergadering.

Het wetsvoorstel
Het wetsvoorstel bevat in de kern drie maatregelen: (1) het introduceren van regels die het mogelijk maken om een volledig digitale algemene vergadering te houden, (2) het stellen van nadere voorwaarden aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij een dergelijke digitale algemene vergadering, en (3) de aanpassing van de regels voor oproeping voor de algemene vergadering.

Vereniging versus andere rechtspersonen
Een rechtspersoon is vrij om te bepalen of men gebruik wil maken van de optie tot het houden van een volledig digitale of hybride vergadering. Voor de NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen geldt wel dat daartoe een statutaire grondslag vereist is. Deze rechtspersonen bepalen vervolgens zelf in de statuten wat de voorwaarden zijn voor een dergelijke digitale of hybride vergadering.

Daarentegen is voor de verenigingen, daarmee ook voor VvE’s, geen statutaire grondslag vereist. Daarmee is het mogelijk een volledig digitale vergadering te introduceren, maar kan ook gekozen worden voor een hybride vergadering zonder dat de statuten van de verenigingen of VvE’s gewijzigd moeten worden. De gedachte van de wetgever is dat zij op eenvoudige en laagdrempelige wijze moeten kunnen kiezen voor het houden van een digitale of hybride ledenvergadering. Het wetsvoorstel schrijft wel voor dat de algemene ledenvergadering een machtiging dient te verlenen aan het bestuur van de vereniging om een hybride of volledig digitale vergadering te houden. Van dit voorschrift kan echter, actief, worden afgeweken in de statuten door te stellen dat een dergelijke machtiging niet nodig is en het bestuur die bevoegdheid, op grond van de statuten, toekomt.

Volwaardige deelname en stemmen
Naast bovengenoemde wijzigingen, geldt ten aanzien van alle rechtspersonen dat leden en aandeelhouders volwaardig moeten kunnen deelnemen aan de digitale of hybride vergadering. Het wordt verplicht gesteld dat leden en aandeelhouders de vergadering rechtstreeks kunnen volgen met beeld en geluid én dat zij met beeld en geluid aan de beraadslaging kunnen deelnemen. In dat kader is het gebruik van tweezijdig audiovisuele communicatiemiddelen verplicht gesteld. De rechtspersoon is vrij om te bepalen welk communicatiemiddel daartoe wordt gebruikt. Daarnaast moeten leden en aandeelhouders tijdens de hybride en digitale algemene vergadering ‘live’ kunnen stemmen. In de statuten kan de wijze van stemming tijdens een digitale vergadering nader worden ingevuld .

Verder is vereist dat leden en aandeelhouders die digitaal deelnemen aan de volledig digitale of hybride algemene vergadering, via een elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd. De wet stelt geen nadere eisen aan de wijze van identificatie en laat dat aan de rechtspersoon om dat nader in te vullen. Bij een vereniging met leden die het bestuur bekend zijn, zal dat op eenvoudige wijze kunnen plaatsvinden, bij een NV met vele aandeelhouders, bijvoorbeeld een beursvennootschap, zullen daar meer geavanceerdere  methoden toegepast worden.

Ten slotte bevat het wetsvoorstel geen aanvullende regels voor de vaststelling van het minimum aantal leden of aandeelhouders dat aanwezig moet zijn om een rechtsgeldig digitale vergadering te kunnen houden of een rechtsgeldig besluit te kunnen nemen (het quorumvereiste). In de statuten of het reglement kunnen hierover eventueel wel nadere voorschriften worden opgenomen. Voor het overige blijven de (reeds bestaande) algemene bepalingen gelden inzake nietigheid of vernietigbaarheid van besluiten zoals we die reeds in het burgerlijk recht kennen.

Oproeping
Momenteel kan door elke rechtspersoon gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid tot oproeping lang elektronische weg, tenzij de statuten anders bepalen. Daarnaast moet degene aan wie de oproeping is verzonden, met digitale oproeping hebben ingestemd. Dit instemmingsvereiste komt voor alle rechtspersonen te vervallen. Daarnaast wordt de oproepingsmogelijk uitgebreid, doordat de oproeping ook kan plaatsvinden door een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging, bijvoorbeeld op een website, mits die tot aan de algemene vergadering rechtstreeks en permanent toegankelijk is. Alleen voor beursvennootschappen moet er aanvullend ook een oproeping in een landelijk dagblad plaatsvinden.

In ieder geval dient in de oproeping voor een volledig digitale of hybride algemene vergadering de procedure voor deelname en de procedure voor uitoefening van het stemrecht te worden opgenomen. Dit was al verplicht voor beursvennootschappen, maar zal dan ook gelden voor andere rechtspersonen die een volledig digitale of hybride vergadering wensen te houden. 

Inspanningsverplichting
De toenemende digitalisering vraagt om nadere beveiligingsmaatregelen. Het wordt aan de rechtspersoon overgelaten om te bepalen welke software past binnen zijn organisatie en welke identificatie- en beveiligingsmaatregelen nodig zijn om tot ordentelijke vergaderingen te komen.

Daarnaast kent digitaal vergaderen het risico dat de moderne communicatiemiddelen tijdens de vergadering haperen of wegvallen. Om deze risico’s zoveel mogelijk te beperken, hebben rechtspersonen onder het wetsvoorstel een bepaalde inspanningsverplichting. Zij dienen de maatregelen te treffen die redelijkerwijs van hen gevergd kunnen worden om technische onvolkomenheden of calamiteiten voor de besluitvorming tijdens een volledig digitale of hybride algemene vergadering te voorkomen.

Het wetsvoorstel stelt dat het ook noodzakelijk is voor de rechtspersoon om het belang van minder digitaal vaardige aandeelhouders en leden in het oog te houden. Het voorstel gaat ook hier uit van een zekere inspanningsverplichting van degene die de digitale vergadering bijeenroept en begeleidt, steeds om het belang van minder digitaal vaardige personen te waarborgen. Vanuit de overheid worden in dit kader ook initiatieven ontplooit gericht op digitale inclusie, denk aan het introduceren van verschillende cursussen en apps.

Tot slot
Een flinke stap in het realiseren van digitale algemene vergaderingen! Voor de vereniging en VvE zal het niet nodig zijn om statuten te wijzigen, voor de BV, NV, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij geldt daarentegen dat zij het digitaal of hybride vergaderen in hun statuten moeten verankeren.

Het wetsvoorstel vertegenwoordigt een vooruitstrevende houding ten aanzien van de manier waarop ondernemingen beslissingen nemen en communiceren met hun stakeholders. Het opent de deur naar een toekomst waarin afstand en locatie minder relevant worden.

Hoewel het wetsvoorstel nog aan de grillen van het wetgevingsproces onderworpen zal worden, kunnen ondernemingen wel alvast nadenken over de wenselijkheid van een hybride of volledig digitale vergadering binnen hun organisatie. Uiteraard denken de specialisten binnen Meijburg Legal daarin graag met u mee. Neem voor nadere vragen contact op met uw contactpersoon!

Marieke Enneman, notaris

Lynn van de Polder, kandidaat-notaris