Thuiswerk: actie vereist

Recent werd duidelijk dat er binnen de Europese Commissie aan een zogenoemde kaderovereenkomst werd gewerkt die thuiswerken tot 50% mogelijk maakt, zonder dat een werknemer sociaal verzekerd zou worden in het woonland. Afgelopen week zijn meer details duidelijk geworden over de kaderovereenkomst. Hieronder tref je een overzicht van de meest belangrijke wijzigingen per 1 juli 2023 aan, samen met aandachtspunten bij het opzetten of updaten van thuiswerkbeleid als gevolg van de kaderovereenkomst.

Kaderovereenkomst sociale zekerheid

Wat is de aanleiding?

Tijdens de coronapandemie zijn werknemers massaal gaan thuiswerken. Dit leidde ertoe dat er een ‘no impact policy’ werd geïntroduceerd. Kort gezegd hield dit in dat het thuiswerken geen invloed zou hebben op de sociale zekerheidspositie van een werknemer die in een ander land woont dan waar de werkgever is gevestigd. De Europese Verordening inzake sociale zekerheid heeft immers als hoofdregel voor werknemers die in twee of meer lidstaten werken, dat ze sociaal verzekerd zijn in het woonland indien ze daar een substantieel gedeelte van hun tijd (≥25%) werken. Werkgevers hebben dan veelal ook (afdracht)verplichtingen in het woonland van de betreffende werknemers.

De ‘no impact policy’ is meermaals verlengd en loopt af op 30 juni 2023. Vanaf 1 juli 2023 zal de nieuwe kaderovereenkomst van toepassing zijn.

Wanneer en voor wie is de overeenkomst van toepassing?

De overeenkomst is van toepassing voor thuiswerkers. Dit zijn werknemers woonachtig in land A, maar werkend voor een werkgever in land B. Met deze nieuwe kaderovereenkomst is een meer flexibele oplossing gekomen voor thuiswerkers die het mogelijk maakt dat meer thuisgewerkt kan worden.

De nieuwe kaderovereenkomst geeft werknemers en werkgevers een ‘opting-in’ mogelijkheid, zodat de werknemer sociaal verzekerd kan blijven in het land van de werkgever indien de medewerker 25% - 49,9% vanuit huis werkt en de overige tijd in het land van de werkgever werkt. Indien werknemers ook business trips hebben naar land(en) buiten het woon- en werkland, neem dan contact met ons op omdat de opt-in regeling hiervoor mogelijk niet van toepassing is.

Wanneer moet gekozen worden voor ‘opting-in’ voor deze overeenkomst?

De kaderovereenkomst gaat in op 1 juli 2023. Op dit moment zijn we in afwachting van de ondertekening door de EEA Landen, Zwitserland en de UK. Indien een van deze landen de overeenkomst later dan 1 juli 2023 tekenen, zal de overeenkomst voor die landen op het moment van ondertekening ingaan zonder terugwerkende kracht. De verwachting is dat in ieder geval Nederland, België en Duitsland vóór 1 juli 2023 zullen tekenen.

Aangezien sprake is van een ‘opt-in regeling’, is het verplicht om een A1-verklaring aan te vragen voor de relevante werknemers. In dit geval moet deze ingediend worden in het land waar de werkgever is gevestigd. De deadline voor het aanvragen van de A1-verklaring op basis van de kaderovereenkomst is strikt. Het is daarom van belang om op tijd de A1-verklaring aan te vragen.

Aanvragen met terugwerkende kracht worden hoogstwaarschijnlijk afgewezen. Twee uitzonderingen voor een aanvraag met terugwerkende kracht zijn mogelijk:

• Indien de aanvraag een maximale periode van 3 maanden terugwerkende kracht bevat en sociale zekerheidspremies in het land van de werkgever zijn betaald gedurende die periode; en
• Aanvragen ingediend tot 1 juli 2024 mogen een maximale periode van 12 maanden terugwerkende kracht bevatten, indien sociale zekerheidspremies in het land van de werkgever zijn betaald gedurende die periode.

Wil je dat de reguliere regels van toepassing blijven (sociaal verzekerd in woonland bij 25% of meer thuiswerken), dan doe je geen beroep op de ‘opt-in regeling’, maar blijft het van belang om een A1-verklaring aan te vragen.

Dit geldt bijvoorbeeld ook in situaties van detachering. Een A1-verklaring is immers het bewijsstuk dat jouw werknemer in een specifiek land sociaal verzekerd is/blijft en er in het andere (werk)land geen verplichting is tot afdracht van sociale zekerheidspremies.

Vaste inrichting

Indien je werknemers in dienst hebt die (gedeeltelijk) mogen thuiswerken, dan dien je niet enkel aandacht te hebben voor de sociale zekerheidsgevolgen. Een ander aandachtspunt betreft de belastingplicht van jouw werknemer en de gevolgen voor jou als werkgever, waarvoor andere regels gelden. Hieronder een voorbeeld.

Een thuiswerker die vanuit huis werkt kan een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger van de werkgever in dat andere land zijn. Indien sprake is van een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger, dan heeft dit voor de vennootschapsbelasting mogelijk heffing, registratie en aangifte verplichtingen in het woonland van de werknemer tot gevolg.

Het risico op een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger in het woonland van de werknemer moet van geval tot geval worden beoordeeld, waarbij onder andere de volgende aspecten van belang kunnen zijn:

• Het type werkzaamheden van de werknemer en het bedrijfsmodel van de werkgever;
• Vereisen de werkzaamheden het gebruik van een kantoorruimte of niet;
• Stelt de werkgever een kantoor in Nederland ter beschikking aan de grenswerker;
• Worden er door de werkgever kosten vergoed aan de werknemer voor het thuiswerken;
• Is het thuiswerken een wens van de werknemer of een verplichting vanuit de werkgever;
• Is de werknemer vanuit zijn thuiswerkplek betrokken bij het sluiten en onderhandelen van contracten;
• Is de werknemer statutair directeur of feitelijk leidinggevende van een Nederlandse vennootschap.

Het is dus van belang om in grensoverschrijdende thuiswerksituaties bewust te zijn van het risico op het ontstaan van een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger en hier, voor zover mogelijk, rekening mee te houden bij de invulling van het thuiswerkbeleid. 

Arbeidsrecht

Wanneer medewerkers structureel meer vanuit huis gaan werken in een grensoverschrijdende situatie, is het ook van belang te beoordelen of er aandachtspunten zijn ten aanzien van het van toepassing zijnde arbeidsrecht. De gevolgen en/of verplichtingen die voortvloeien uit het arbeidsrecht van het werkland of woonland kunnen voor zowel werkgever als werknemer sterk verschillen.

In grensoverschrijdende situaties (binnen de EU) is het daarom belangrijk om te bepalen welk arbeidsrecht van toepassing is, zodat de gevolgen en eventuele verplichtingen voor de werkgever en de werknemer duidelijk zijn. Het uitgangspunt is dat het arbeidsrecht van het land waarvoor gekozen is in de arbeidsovereenkomst van toepassing is.

Mocht er echter in de arbeidsovereenkomst geen specifieke keuze voor een bepaald recht zijn gemaakt, kan de gewoonlijke werkplaats van de medewerker een rol gaan spelen. Afhankelijk van de feiten en omstandigheden (waaronder de hoeveelheid thuiswerken), kan het zijn dat de gewoonlijke werkplaats van de medewerker in het thuisland van de medewerker is.

Daarnaast wordt er veel belang gehecht aan de bescherming van de werknemer. De keuze voor het van toepassing zijnde arbeidsrecht mag er bijvoorbeeld niet toe leiden dat de werknemer bescherming verliest. Dat betekent dat ondanks dat er een expliciete rechtskeuze voor het werkland is gemaakt in de arbeidsovereenkomst, onder omstandigheden toch de dwingende bepalingen van het arbeidsrecht van het woonland van de werknemer kan gelden. Het is daarom van belang om per situatie ook de arbeidsrechtelijke gevolgen goed in kaart te brengen.

Wij denken graag met je mee bij het opzetten of updaten van het thuiswerkbeleid als gevolg van de nieuwe regels per 1 juli 2023.