Fiscale beheersing

Bij de doorontwikkeling van het Horizontaal Toezicht heeft de Belastingdienst gemerkt dat er in de praktijk veel vragen opkomen ten aanzien van de inrichting van een Tax Control Framework (hierna: ‘TCF’). In samenwerking met de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs (NOB), heeft de Belastingdienst daarom in december 2021 de “Good Practices” gepubliceerd: een document met praktijkvoorbeelden van hoe organisaties omgaan met de verschillende onderdelen van fiscale beheersing.

Op 13 januari 2022 volgde een webinar, waarin zij verdere toelichting gaven over de achtergrond van de Good Practices Fiscale beheersing en hoe deze in de eigen praktijksituatie kunnen worden gebruikt.

Maar wat betekent dit concreet voor uw woningcorporatie? Aan welke voorwaarden moet een TCF bijvoorbeeld voldoen? Wij kunnen ons voorstellen dat u overweldigd bent door de vereisten die de Belastingdienst stelt en niet weet waar en hoe u moet beginnen.

Daarom vertellen wij u graag meer over de basisprincipes van fiscale beheersing. Vervolgens lichten wij toe hoe u de fiscale monitoring efficiënt, gestructureerd en concreet zou kunnen inrichten.  

Basisprincipes fiscale beheersing

Elke organisatie is uniek en daarom blijft het inrichten van een TCF maatwerk. In elk TCF komen echter een aantal basisprincipes terug:

1. fiscale strategie en organisatie;
2. fiscale beheersing en risicoanalyse;
3. monitoring en rapportage.

Graag geven wij u per basisprincipe een beknopte uitleg.

• Fiscale strategie en organisatie: de fiscale strategie wordt mede bepaald aan de hand van de organisatiestrategie en vormt de basis voor een goede fiscale beheersing. Elementen van de strategie zijn onder meer:
• de betrokkenheid van het bestuur;
• gewenste rapportages;
• indiening van aangiften en betalingsstrategieën;
• de zogenoemde ‘toon aan de top’;
• ‘soft controls’, zoals voorbeeldgedrag en handhaving;
• de risicobereidheid van het bestuur.

De Belastingdienst verwacht dat er een duidelijk beleid is ten aanzien van de geformuleerde fiscale doelstellingen, de allocatie van taken en verantwoordelijkheden, het fiscale risicomanagement en de communicatie hierover. Wij raden u aan te toetsen of deze elementen voldoende zijn beschreven in het fiscaal statuut van uw woningcorporatie.
Daarnaast is het relevant om na te gaan hoe fiscaliteit door de verschillende afdelingen van uw woningcorporatie loopt. Hoe worden wetswijzigingen gecommuniceerd en geïmplementeerd? En hoe wordt gewaarborgd dat de fiscale commissie tijdig betrokken is bij transacties?

• Fiscale beheersing en risicoanalyse: tot dit onderdeel behoort het identificeren van fiscale inherente risico’s: dit zijn de risico’s die inherent zijn aan de activiteiten van uw woningcorporatie. Risico’s kunnen worden vastgelegd in een risicomatrix, waarin ook de maatregelen zijn opgenomen die ondervangen dat de risico’s zich voordoen (de ‘beheersingsmaatregelen’). Hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen de key- en niet-keyrisico’s, ingedeeld op basis van kans maal impact. Keyrisico’s kunnen bijvoorbeeld per belastingmiddel worden onderverdeeld in strategische, operationele en inherente risico’s. Bijzondere aandacht hebben de niet-routinematige transacties of gebeurtenissen die de dagelijkse processen en beheersingsmaatregelen kunnen verstoren. Bij woningcorporaties zou u bijvoorbeeld kunnen denken aan een fusie of het scheiden van DAEB- en niet-DAEB-bezit.  
   
• Monitoring en rapportage: bij veel organisaties bestaat monitoring uit een combinatie van data-analyse en statistische steekproeven. Daarbij vormt de statistische steekproef in feite een vangnet. Beschikt uw organisatie over een brede vangnetfunctie en een hoge kwaliteit van de fiscale beheersingsmaatregelen, dan kan een statistische steekproef als basis dienen voor de volledige monitoringkalender. De Belastingdienst benoemt de statistische steekproef nog steeds als voorkeursmethodiek, omdat deze de onbekende risico’s identificeert en relatief eenvoudig is uit te voeren.
  Monitoring vindt grotendeels al plaats binnen organisaties, maar dient ook op een juiste manier te worden vastgelegd.  

Onze visie op fiscale monitoring

Ook van woningcorporaties wordt verwacht dat zij de bovenstaande basisprincipes in acht nemen en periodiek evalueren op hun effectiviteit. Maar hoe kunt u dit efficiënt en gestructureerd doen? Het uitvoeren van een statistische steekproef kan namelijk bewerkelijk zijn en veel tijd kosten. Daarnaast worden statistische steekproeven vaak ingezet op transacties die zich in een (ver) verleden hebben voorgedaan.

Wij hanteren het beginsel van continu monitoren!
Door middel van continu monitoren beoordeelt u transacties periodiek (bijvoorbeeld elk kwartaal) op fiscale merites. De controles maken onderdeel uit van de reguliere processen, waarbij de methodiek van de statistische steekproef als uitgangspunt dient. U werkt in het hier en nu. Bij het aantreffen van omissies corrigeert u deze meteen. Tevens moet u in dat geval de beheersingsmaatregelen aanscherpen en de processen updaten, zodat dezelfde omissies de volgende periode niet meer voorkomen. De rapportage met bevindingen en uitgevoerde acties kan worden gedeeld binnen de organisatie en eventueel ook met de Belastingdienst. Zo bouwt u op een gestructureerde en efficiënte manier aan een TCF dat steeds beter en completer wordt!

De voordelen op een rijtje:

1. Transacties worden op een proactieve manier beoordeeld op fiscale merites.
2. Continu monitoren wordt geïntegreerd in en maakt onderdeel uit van de bestaande processen.
3. Eigen medewerkers zijn actief betrokken in de uitvoering en opvolging.
4. Verschillende belastingmiddelen kunnen geïntegreerd worden aangepakt (maar evengoed kunt u ervoor kiezen een proces of juist een specifiek belastingmiddel aan te pakken).
5. De aanpak is conform de methode van de Belastingdienst.

De Belastingdienst zal in toenemende mate aan woningcorporaties vragen in hoeverre zij een invulling hebben gegeven aan de basisprincipes van fiscale beheersing. Zorg daarom dat u bent voorbereid!

Meer weten?

Meld u dan nu aan voor ons webinar op donderdag 17 maart 2022, waarin wij nader ingaan op specifieke elementen van de Good Practices en deze concreter maken voor de inrichting van de fiscale monitoring bij woningcorporaties.

Voor meer informatie, neem gerust contact op met Marieke Herber.