Een praktisch stappenplan om uw onderneming Brexit-klaar te maken

Dat de Brexit grote gevolgen gaat hebben voor Nederlandse ondernemingen weet u inmiddels wel. Maar weet u ook hoe de Brexit úw bedrijf gaat raken? Ricardo Tülkens, partner bij KPMG Advisory, legt uit hoe u de gevolgen van Brexit voor uw supply chain in kaart brengt en de problemen beperkt.

Bijna wekelijks spreek ik bedrijven die zich grote zorgen maken over de gevolgen van de Brexit voor hun bedrijf, maar die niet weten waar ze moeten beginnen bij het inschatten van de impact. Puur kijken naar het percentage van uw omzet die uit het Verenigd Koninkrijk (VK) komt, is namelijk niet voldoende.

In uw supply chain zitten namelijk een hoop verrassingen, die u uiteindelijke Brexitschade kunnen gaan opleveren. In deze blog leg ik uit hoe u zelf een inschatting kunt maken van de problemen die de Brexit ú gaat opleveren, maar ook hoe u een afweging kunt maken van de te nemen stappen.

Teken eerst uw supply chain uit

Om de impact van Brexit op uw supply chain te weten te komen, moet u eerst weten waar uw onderdelen vandaan komen, waar u uw producten produceert c.q. assembleert en naar welke landen ze uiteindelijk worden geëxporteerd. Houd hierbij rekening met de oorsprong van componenten aangezien dit impact kan hebben op uw douanetarieven wanneer de producten worden verkocht buiten de Europese unie.

Teken uw supply chain daarom uit. Het is belangrijk dat u hier 100% zicht op heeft, want de impact van Brexit verschilt op productniveau. Zo is bij verse producten een snellere levertijd vereist dan bij producten die langer houdbaar zijn. En wanneer Brexit langere rijen bij de douane veroorzaakt, kost de levering meer tijd. Met als gevolg dat uw verse producten, mogelijk bedorven zijn wanneer het uw klant bereikt. Dat kan flink in de papieren lopen.

Twee uiterste scenario’s als voorbeeld

Stel dat u zowel produceert in het VK als in Europa en levert vanuit VK naar Europa en vice versa. Wat zijn dan de opties? Twee uiterste opties zouden kunnen zijn: u behoudt de huidige supply chain set up of u creëert twee supply chains: één die zich focust op Europa en een gericht op het VK.

Scenario 1: Wat gebeurt er als u niets verandert?

Begin bij scenario 1: aan uw huidige supply chain verandert u helemaal niets. Bekijk de schets van uw supply chain en ga na wat er gebeurt op de gebieden inkoop, logistiek, productie, voorraad en personeel. Kijk daarbij vooral naar de te verwachten impact op levertijden, kosten en uiteraard klanttevredenheid.

Een voorbeeld. Misschien verscheept u producten met een lange houdbaarheidsdatum. Dan kan de impact op toename van transporttijd laag zijn op uw product maar zult u eventueel meer voorraden in het VK of Europa moeten aanleggen om op tijd te kunnen blijven leveren. De vraag die dan speelt: waar en hoeveel voorraad leg ik neer en hoe ga ik dat besturen? Maar misschien verscheept u kort houdbare producten. Dan heeft extra tijd aan de grens uiteraard een grotere impact en kan er voor zorgen dat u wel degelijk aanpassingen aan de supply chain moet maken.

Dit alles geldt niet alleen voor uw eigen supply chain, maar ook voor die van uw leveranciers… En hún leveranciers. Welke acties hebben zij ondernomen? En welke afspraken staan er in uw contract met hen? Tot slot komen er aan de kant van het personeel ook extra kosten bij. Er is tenslotte meer mankracht nodig om de douanecontrole in goede banen te leiden.

Scenario 2: Wat gebeurt er bij een extra dedicated supply chain voor het VK?

Schets vervolgens een tweede, fictieve supply chain op het andere eind van het spectrum, die u helemaal richt op het VK. Vervolgens herhaalt u het proces hierboven: u analyseert de gevolgen voor levertijden, kosten en klanttevredenheid binnen de gebieden inkoop, logistiek, productie, voorraad en personeel.

U concludeert misschien dat de nieuwe supply chain vanuit logistiek perspectief een goed idee is. De levertijd wordt korter dan voorheen en uw klant tevredener. De logistieke kosten zullen waarschijnlijk hoger uitvallen vanwege kleinere volumes. Op het gebied van productie zien we wellicht dat de kosten toenemen. Want er is een extra investering nodig in productie-equipment om alles lokaal te kunnen produceren. Bovendien zijn er minder schaalvoordelen, waardoor ook de kosten per producteenheid stijgen. Dit zou eventueel gecompenseerd kunnen worden wanneer u extra afzetmogelijkheden ziet door producten aan te passen aan “lokale” wensen. Naast dit alles wordt het forecastingsproces lastiger. Wanneer volumes afnemen wordt het voorspellen moeilijker. Hierdoor neemt het risico op extra kosten toe. De bevoorrading blijkt ook met dit scenario een uitdaging aangezien hier ook de volumes zullen afnemen en je eventueel nieuwe leveranciers zult moeten selecteren. Tot slot stijgen ook de personeelskosten. Alles moet immers lokaal gemanaged worden.

Leg de kosten, tijden en klanttevredenheid langs de eisen van uw klant en de mogelijkheden om uw supply chain anders in te richten

U heeft nu een beeld van veranderingen in tijd, kosten en klanttevredenheid van twee ‘uiterste’ supply chains. Afhankelijk van uw situatie bestaan er uiteraard allerlei tussenvarianten die voor u van toepassing kunnen zijn. U kunt nu een redelijk onderbouwde inschatting maken van de consequenties van Brexit op uw huidige situatie en alternatieve scenario’s.

U kunt ook een inschatting maken of de investering in de verandering haalbaar is, of een gewenst resultaat oplevert. Heeft een olieraffinaderij, dan is een tweede raffinaderij op locatie veel te kostbaar. Bent u een bierproducent met lokale merken en productie, dan zouden eventuele geïmporteerde producten lokaal geproduceerd kunnen worden. Heeft uw klant just-in-time eisen, of kunt u zonder problemen een dag later leveren?

5 onverwachte vertragingen- en kostenveroorzakers

Het is dus belangrijk om uw supply chain goed in kaart te hebben. Let daarbij op een paar beruchte valkuilen, die veel vertraging en kosten veroorzaken, maar die veel ondernemers over het hoofd zien.

1. Ken de herkomst van ingrediënten van ingrediënten. Kijk dus één stap verder. Als een grondstof van een door u geïmporteerd halffabricaat uit het VK komt, loopt uw halffabricaat ook vertraging of hogere kosten op.
2. Kijk niet alleen naar uw eigen leveranciers, maar ook naar hún leveranciers. Ook voor uw leveranciers geldt: kijk één stap verder. Als uw leverancier moet wachten op zijn leverancier, levert ú dat een vertraging op en kunt u niet aan uw leveringsverplichting voldoen.
3. Ga door de voorwaarden in uw contracten. Bekijk of u verplichtingen heeft gemaakt over uw levervoorwaarden (delivery reliability, lead times) en valuta waarin betaald wordt. Overweeg of u uw contracten moet openbreken als daar potentiële risico’s uit volgen, of dat u deze kunt oplossen met bijvoorbeeld extra voorraden (en hoe de daaruit volgende kosten worden verdeeld). Beleidsuitgangspunt moet ook zijn dat de waarde van de pond daalt – wat blijft er van uw marges over als de waarde van de pond daalt? En verdient u dan uw investering in het veranderen van uw supply chain nog terug?
4. Neigt u naar extra magazijnen voor uw voorraden? Zo ja: dan bent u waarschijnlijk niet de enige, wees er dus op tijd bij om capaciteit in te huren.
5. Weet alles over het proces met uw transporteurs: hebben zij zich voorbereid op de extra controles aan de grens?

Wanneer u antwoord kunt geven op deze punten, is de impact van de Brexit op uw onderneming het kleinst.

Weet u welke maatregelen u moet nemen? 

Wilt u weten welke gevolgen Brexit heeft voor uw supply chain? Neem gerust contact op met Ricardo Tülkens, partner bij KPMG Advisory. Hij helpt u graag verder.