Crisisplanning tijdens de coronacrisis als onderdeel van een algemene weerbaarheidsstrategie
Zorg ervoor dat uw bedrijf de coronacrisis effectief aanpakt. Hieronder vindt u de acties met betrekking tot crisisplanning die direct of op de korte termijn dienen te worden genomen. Wij zien kortetermijnacties in de volgende organisatieonderdelen:
- Governance
- Human resources
- Bedrijfscontinuïteit/ IT
- Marketing & Communicatie
- Beveiliging/Faciliteiten/Gezondheid & Veiligheid
Voor de acties die op middellange en lange termijn dienen te worden genomen verwijzen wij u graag naar onze aparte pagina.
Governance
- Stel een crisisplannings- en voorbereidingsteam samen dat bestaat uit leden op leidinggevend niveau:
- Human Resources (mensen en voorbereiding)
- Financiën (financiële stresstests)
- Belanghebbenden in het bedrijf (bedrijfscontinuïteitsplanning)
- Toeleveringsketen/inkoop
- Marketing & Communicatie
- Identificeer communicatiemiddelen en woordvoerders voor interne en externe communicatie
- School het personeel bij, zowel op gezins- als op werknemersniveau:
- Tips voor persoonlijke hygiëne/bescherming
- Het beperken van sociale contacten
- Crisisterminologie
- Inschrijven voor waarschuwingen van de lokale alarmcentrale
Human resources
- Herzie/update/maak een thuiswerkbeleid en zie erop toe dat de volgende elementen aan bod komen:
- Werknemers betalen die per uur worden betaald en worden gevraagd om thuis te werken/verlof op te nemen als ze positief zijn getest
- Vergoedingen betalen aan werknemers die worden gevraagd verlof op te neme
- Samenwerken binnen het bedrijf en met IT om te zorgen dat werknemers thuis kunnen werken
- Samenwerken met Marketing & Communicatie om het beleid aan werknemers te communiceren en ervoor te zorgen dat ze ervan op de hoogte zijn
- Alarmniveaus/triggers definiëren
- Reisrichtlijnen en -beperkingen/verboden
- Procedures voor het beperken van sociale contacten
- Telewerken/videoconferencing/alternatieve werkplekken
- Flexibiliteiten op het gebied van werkplaats en verlof en betaling en vergoedingen in het geval dat de opvang/school sluit, zieke familieleden verzorgd moeten worden, etc.
- Zorg ervoor dat crisisbeleid, -normen en -procedures in overeenstemming zijn met volksgezondheidsadviezen en relevante wetgeving
- Controleer of de contactinformatie van werknemers actueel is en op gepaste wijze gedeeld wordt
- Actualiseer de intranetsite met links naar de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO), lokale volksgezondheidsdiensten, etc.
Bedrijfscontinuïteit/ IT
- Bevestig dat kritieke processen op afstand kunnen worden uitgevoerd of zoek een alternatief
- Zorg ervoor dat essentiële middelen om op afstand te werken aanwezig zijn (zoals een laptop en VPN)
- Vergroot de bandbreedte vanwege onder andere de toename van telewerken
- Mogelijkheden voor beveiligde toegang op afstand
- Stel een hulplijn in voor werknemers die niet bekend zijn met telewerken of test dit grondig als voorbereiding op een crisis
- Herzie de risicoanalyse en bedrijfsimpactanalyse van de organisatie om de kritieke bedrijfslocaties, processen, producten, diensten en een prioriteitenlijst van klanten te bevestigen die tijdens een crisis essentieel zijn voor het voortzetten van de activiteiten
- Bepaal welke bedrijfsprocessen niet zullen doorgaan tijdens een crisis en welk minimaal aantal rendabele producten geleverd kan worden
- Beoordeel de mogelijke impact op:
- vereisten op grond van wet- en regelgeving
- reputatie
- klantenservice/huidige Service Level Agreements
- operationeel maximaal toegestane uitvaltijd
- Bevestiging dat het crisisplan elk jaar door de raad van bestuur of commissarissen wordt herzien en goedgekeurd
Marketing & Communicatie
- Ontwikkel communicatiemiddelen en -frequenties voor de volgende doelgroepen:
- werknemers
- klanten/cliënten
- regionale kantoren
- toeleveringsketen/dienstverleners
- raad van bestuur
- Ontwikkel een communicatieplan voor consistente interne en externe communicatie
- Bepaal het juiste communicatieniveau dat past bij het protocol van een organisatie – houd werknemers op de hoogte zonder onnodige stress te veroorzaken
- Bepaal het juiste communicatieniveau voor klanten
Beveiliging/Faciliteiten/Gezondheid & Veiligheid
- Instrueer leidinggevenden om de richtlijnen van toonaangevende wereldwijde instanties (zoals de WHO) op te volgen
- Inventariseer handreinigers, zodat deze apparaten op de juiste wijze in de buurt van toiletten, keukens en gemeenschappelijke ruimtes kunnen worden geplaatst
- Analyseer de gezondheids- en veiligheidsrisico's voor werknemers
- Laat de faciliteiten vaker schoonmaken
- Neem contact op met cruciale leveranciers in de toeleveringsketen om hun operationele aanpak te horen bij het leveren van essentiële producten/diensten
- Bepaal welke leveranciers en verkopers cruciaal zijn volgens de definitie van het bedrijf
- Werk samen met het bedrijf om alternatieve verkopers/leveranciers te vinden – alternatieven zijn mogelijk al onderzocht
- Ontwikkel en integreer een controlestructuur voor exportproducten uit zwaar getroffen landen
- Bepaal de locatie van de verkopers/leveranciers en definieer aanvoerroutes
- Bekijk contracten met belangrijke klanten en leveranciers opnieuw om inzicht te krijgen in de aansprakelijkheid in geval van aanleveringstekorten
- Bekijk continuïteitsplannen van verkopers/leveranciers opnieuw
- Ontwikkel plannen voor verkooppieken voor, tijdens en tussen crisisgolven
- Zorg dat u zicht hebt op welke orders mogelijk getroffen zullen worden
- Zorg dat u inzicht hebt in de lagen van uw toeleveringsketen om de algemene impact te beoordelen
- Doe onderzoek naar transportalternatieven
- Zorg ervoor dat duidelijk is welke cruciale materialen de meeste impact hebben, indien van toepassing
- Evalueer voorraadposities en productieprioriteiten, indien van toepassing
