In een brief van 3 juli 2014 aan de Tweede Kamer heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd op welke punten hij de werkkostenregeling (WKR) per 1 januari 2015 zal aanpassen. De aanpassingen zijn bedoeld om de uitvoerbaarheid te verbeteren en zullen worden opgenomen in het Belastingplan 2015.

1. Percentage vrije ruimte wordt verlaagd

Om onderstaande wijzigingen budgetneutraal te kunnen invoeren, is voorgesteld de vrije ruimte te verlagen van 1,5% naar 1,2%.

2. Einde keuzeregime WKR

Vanaf 1 januari 2011 is de WKR al geldend recht. Vanaf dat moment gold echter ook een overgangsregeling, waardoor werkgevers een keuze hadden: het oude regime of de WKR toepassen. Voorgesteld wordt het overgangsrecht definitief te beëindigen met ingang van 1 januari 2015. Vanaf dat moment is iedere werkgever verplicht de WKR toe te passen.

3. Beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium

De staatssecretaris is voornemens om het noodzakelijkheidscriterium te introduceren voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Hiermee komt het onderscheid in fiscale behandeling tussen een laptop, tablet, smartphone en mobiele telefoon te vervallen. Op grond van het noodzakelijkheidscriterium kan een werkgever datgene wat hij aan voorzieningen noodzakelijk acht in het kader van de bedrijfsvoering aan de werknemer verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met een privévoordeel van de werknemer.

4. Concernregeling

Door de introductie van de zogenoemde concernregeling worden de vrije ruimte, de vergoedingen en de verstrekkingen binnen een concern getotaliseerd. Binnen concernverhoudingen hoeft niet langer een splitsing te worden gemaakt tussen vergoedingen en verstrekkingen die deels ten behoeve van werknemers van het ene concernonderdeel komen en deels ten behoeve van een ander. Er is sprake van een concern als de moedermaatschappij 95% of meer van de aandelen heeft in de (klein)dochtermaatschappij.

5. Vrijstelling producten eigen bedrijf

Voorafgaand aan de WKR kende de wetgeving een kortingsregeling voor branche-eigen producten. Met ingang van 2015 wordt voorgesteld om deze regeling in de vorm van een gerichte vrijstelling te continueren.

6. Onderscheid vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werkplekgerelateerde voorzieningen vervalt

Oorspronkelijk vertrekpunt in de systematiek van de WKR is dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Er hoeft dan op werknemersniveau geen afzonderlijke vastlegging te worden gemaakt in de administratie. Naast een uitzondering voor de gerichte vrijstellingen is uit oogpunt van uitvoerbaarheid een uitzondering gemaakt voor voorzieningen die mede op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. In de praktijk blijkt het lastig om dergelijke voorzieningen te waarderen of het gebruik ervan vast te stellen. Om deze reden zijn nihilwaarderingen ingevoerd. Hierdoor is een onderscheid ontstaan tussen voorzieningen die op de werkplek ter beschikking worden gesteld en voorzieningen die worden vergoed of verstrekt.

Voorgesteld is om een gerichte vrijstelling te introduceren voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor – onder de nu geldende WKR – een nihilwaardering geldt. Dit leidt overigens wel tot een administratieve lastenverzwaring ten opzichte van de bestaande WKR, omdat bijvoorbeeld bij een vergoeding de factuur moet worden gedeclareerd.

7. Jaarlijkse afrekensystematiek

Op dit moment kent de WKR drie methoden om te toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden. Voorgesteld wordt om vanaf 1 januari 2015 één methode te hanteren. De werkgever zal na afloop van het jaar in een keer toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden. Bij overschrijding wordt de verschuldigde eindheffing in het eerste aangiftetijdvak van het volgende jaar voldaan.

8. BTW

De vastlegging van de kosten in de WKR dient te geschieden inclusief BTW. Voor veel bedrijven leidt deze registratie tot een administratieve lastenverzwaring. Om dit probleem op te lossen, wordt voorgesteld dat de werkgever in overleg met de inspecteur een gemiddeld BTW-percentage overeenkomt. Dit percentage kan worden toegepast op alle voorzieningen die ten laste van de vrije ruimte worden geboekt.

Belang voor de praktijk

KPMG Meijburg & Co adviseert om tijdig met de voorbereiding van de implementatie van de WKR te beginnen. Op deze wijze wordt op tijd inzicht verkregen in eventuele extra kosten die toepassing van de WKR voor de werkgever gaat meebrengen. Ook eventuele aanpassing van arbeidsvoorwaarden en de inrichting van de administratie dient tijdig ter hand te worden genomen.

Mocht u interesse hebben in deelname aan een van onze workshops over de WKR, dan kunt u zich via de volgende link aanmelden: http://www.meijburg.nl/seminars/training-werkkostenregeling.

Klik hier om het memorandum te openen in pdf-formaat